Si votre organisme est constitué en ASBL, ceci vous intéresse !
Vous allez bientôt procéder à la convocation de vos assemblées générales (approbation des statuts, comptes, etc.) et vous vous demandez peut-être comment procéder, au vu de la situation actuelle liée au Covid-19.
Sachez qu’un arrêté royal, publié le 9 avril dernier, organise une solution à cette question importante et propose un régime optionnel aux associations (ainsi qu’aux sociétés).
Il faut tout d’abord préciser que ces mesures sont d’application pendant la période du 1er mars au 3 mai 2020 inclus, le Roi ayant la possibilité de modifier la date finale ultérieurement.
Si vous souhaitez en savoir plus, notre juriste Audrey Deconinck vous propose le résumé qui suit.
Daniel Danloy
Directeur
Résumé de l’AR
Les mesures sont optionnelles, c’est-à-dire que l’ASBL peut toujours suivre le régime qui lui est applicable normalement, pour autant, bien entendu, que les mesures de distanciation sociale soient respectées. Si l’association choisit un régime optionnel, il devient obligatoire pour tous les membres.
Le CA a le choix entre 3 possibilités :
- Tenir l’AG selon le régime ordinaire, en veillant à respecter les mesures de distanciation sociale
- Imposer la tenue de l’AG en adaptant les modalités de convocation, de délibération et de vote
- Reporter l’AG à une date ultérieure
Si la convocation a déjà été envoyée, elle peut encore être modifiée; les modifications devant être portées à la connaissance des membres par le moyen le plus approprié compte tenu des circonstances (via le site internet, par courrier électronique, ou par courrier ordinaire pour les membres ne disposant pas d’adresse électronique).
→ Adaptation des modalités de tenue des AG (article 6 de l’arrêté royal)
Beaucoup d’associations n’ont pas encore adapté leurs statuts au nouveau Code des sociétés et des associations et peut-être envisagiez-vous également de le faire lors de votre AG de 2020. Même en l’absence de toute autorisation statutaire en ce sens, le CA peut mettre à disposition un système de réunion à distance ou imposer aux participants à toute AG d’exercer leurs droits exclusivement en votant à distance avant l’AG par correspondance et en donnant une procuration avant l’AG.
- Vote par correspondance
Les associations appliquent soit leurs dispositions statutaires en matière de vote par correspondance, soit à défaut, les règles du Code des sociétés et des associations applicables à toutes les sociétés anonymes. Les votes se font au moyen de formulaires de vote qui doivent être envoyés à l’adresse indiquée par l’association par tout moyen, y compris le courrier électronique accompagné d’une copie scannée ou photographiée formulaire complété et signé.
- Vote par procuration
Le vote par procuration peut être imposé même si les statuts l’excluent. Le CA peut imposer que le mandataire soit toute personne qu’il désigne, dans le respect des règles en matière de conflit d’intérêt. La procuration doit indiquer les instructions de vote spécifiques pour chaque sujet figurant à l’ordre du jour, de sorte que le mandataire soit correctement instruit quant à la portée de son mandat. Les procurations sont également envoyées à l’adresse indiquée par l’association, comme pour le vote par correspondance.
- Tenue de l’AG à distance
Même sans autorisation statutaire en ce sens, les associations peuvent mettre à disposition des membres de toute AG un moyen de communication électronique pour tenir une réunion à distance (téléconférences, visioconférences, vidéoconférences). La convocation doit dans ce cas contenir une description claire et précise des procédures relatives à la participation à distance à l’AG.
→ Report de l’AG (article 7 de l’arrêté royal)
Le CA peut opter pour le report de l’AG ordinaire à une date ultérieure, même si l’AG avait déjà été convoquée. Un report de maximum 10 semaines est possible. En principe, les comptes annuels doivent être soumis à l’approbation de l’AG dans les 6 mois de la clôture de l’exercice social et doivent être déposés à la Banque Nationale de Belgique dans les 30 jours de leur approbation, mais au plus tard 7 mois après la date de clôture de l’exercice social. Le CA choisit la date de report en veillant à ce que les délais de prolongation de 10 semaines soient respectés. Ainsi, si l’approbation des comptes doit être faite pour le 30 juin 2020 (mais voir ce qui est indiqué dans vos statuts pour la fin de l’exercice social), le délai de 10 semaines donne une date limite de convocation pour le 8 septembre 2020. Pour le dépôt des comptes à la BNB, la date limite sera donc le 8 octobre 2020.
→ Exceptions
Les AG déjà convoquées lorsque l’actif net risque de devenir et est négatif ou convoquées à la demande des membres ne peuvent pas être reportées, elles peuvent être tenues en respectant les mesures de distanciation sociale ou en adaptant les modalités de tenue des AG visées à l’article 6.
Vous trouverez l’Arrêté royal en détail en cliquant sur ce lien .
En espérant que cela vous aidera, n’hésitez pas à revenir vers moi, si vous avez des questions.
Prenez soin de vous.
Audrey Deconinck
Juriste – Direction des Organismes touristiques
Tél. : 081 32 56 32
