Outils collaboratifs – le partage de fichiers

En ces temps de crise sanitaire, notre vie professionnelle à tous est bouleversée. Nous vous proposons une série d’articles que nous posterons au fur et à mesure et qui mettront quelques outils collaboratifs en lumière.  Aujourd’hui, Stéphanie Nollet, l’Animatrice Numérique de la province de Liège nous présente différentes solutions pour partager des fichiers avec ses collaborateurs ou partenaires. 

Le partage de fichiers

Plateformes de partage

Google Drive

La suite Google, on en a parlé précédemment. Allez, on est gentil, pour lire ou relire l’article, c’est par ici → Lien Un Drive, c’est comme la partie “Documents” de votre ordinateur. On crée des dossiers dans lesquels on peut créer des sous-dossiers etc. Evidemment, un ordre et un rangement régulier s’imposent. Surtout si vous le partagez avec vos collègues. Alors, un petit mode d’emploi sur le rangement du Drive ne vous fera pas de tort avant de commencer à y glisser vos précieux travaux. Ainsi, ce sera plus facile de les retrouver et de travailler tous ensemble 😉

Nom du Drive : ANT Nom de dossier : Ateliers Sous-dossiers : Canva, eréputation, Facebook, etc. Dans chaque dossier : on retrouve les supports d’ateliers ainsi que les ressources nécessaires.   Pour partager un dossier, rien de plus facile: un clic droit sur le dossier en question et “Partager”. Vous pouvez soit envoyer un lien aux personnes concernées ou les inviter directement par mail.

On aime
  • Facilité d’utilisation
  • On possède (presque) tous une adresse Gmail. Donc pas besoin de s’inscrire ou de télécharger un programme. Et comme le rappelait JC la semaine dernière, vous pouvez toujours vous créer un compte Google avec votre adresse pro. 
  • Pour la fonction de partage par lien, pas besoin de compte Google 😉 
  • On peut choisir la fonction de partage : droit en lecture, écriture, commentaire
On aime moins
  • La limitation à 15Go: Okay, c’est déjà pas mal, mais à partir du moment où on travaille sur des photos ou des vidéos, ça coince rapidement 
  • C’est comme pour tout : faut être ordonné, sinon, difficile de retrouver ses jeunes

Dropbox

DropBox, c’est un espace de stockage et de partage de fichiers en ligne. Pour l’utiliser, on se connecte et on s’inscrit.C’est gratuit. Ensuite, on y ajoute ses fichiers. On classe son DropBox par dossiers, sous-dossiers etc.  DropBox vous offre la possibilité de stocker 2Go gratuitement. Il existe diverses formules payantes : 

  • Pour 5To, vous paierez 12€ / mois et vous pourrez être 3 utilisateurs.
  • Pour 18€/mois, aussi 3 utilisateurs mais un espace de stockage encore plus grand.
  • Et si vous optez pour un paiement annuel, vous aurez encore droit à une réduction !
On aime
  • On peut tester gratuitement DropBox pendant 30 jours. C’est toujours bien de pouvoir tester avant d’acheter… 
  • Comme Drive, il est accessible en ligne, c’est-à-dire depuis n’importe quel ordinateur pouvant aller sur internet; accessible aussi sur mobile, tout comme Drive
On aime moins

2Go gratuits… C’est vite rempli quand même

Outils de partage en ligne

WeTransfer

Qui ne connaît pas WeTransfer ?! C’est LE site web que tout le monde (ou presque) utilise pour envoyer rapidement un fichier (document, PDF, photos, vidéos). Hyper simple, sans inscription: il vous suffit de vous connecter à https://wetransfer.com/. Evidemment, on préfère utiliser la version gratuite.

On indique le ou les destinataires (maximum 3), son adresse mail et on ajoute un petit texte. Vous pouvez expliquer quel dossier vous envoyez, dire bonjour, ou ne rien écrire en fait (mais c’est pas très sympa…). Ensuite, vous ajoutez vos fichiers ou vos dossiers, et vous cliquez sur transférer. Le pigeon voyageur se chargera d’envoyer tout ça à votre destinataire. ATTENTION : votre destinataire doit télécharger les fichiers envoyés dans les 7 jours, sinon, vous devrez recommencer la manip’ !  Variante : vous pouvez décider d’obtenir un lien de téléchargement que vous ferez parvenir à vos destinataires (par mail, par WhatsApp, par Messenger…). lls disposeront également de 7 jours pour télécharger les dossiers envoyés. On clique sur les 3 points en bas. 

Il existe une version payante pour augmenter la taille d’envoi de vos fichiers et le délai de chargement.

On aime
  • C’est hyper simple, sans inscription et c’est gratuit
  • On peut envoyer plusieurs dossiers en même temps
On aime moins
  • Limitation à 2Go
  • Délai de chargement de 7 jours

SwissTransfer

Les ANT du Hainaut, Loris et Esteban, en parlaient dans leur groupe Facebook, il n’y a pas longtemps: le post en cliquant ici.

SwissTransfer, c’est grec ! Non, on plaisante. C’est Suisse. Mais c’est pas pour ça que ça fonctionne lentement. En gros, SwissTransfer fonctionne de la même manière que WeTransfer. 

Sauf que SwissTransfer, il vous permet d’envoyer de plus gros fichiers, jusqu’à 50Go. Ouep, 50Go. En gros, ça correspond à… Heuuuuuu, à beaucoup. 

Vous pouvez envoyer plusieurs fichiers évidemment. Mais vous ne pouvez envoyer que des fichiers. C’est-à-dire que si vous avez, par exemple, 3 dossiers de photos (Carnaval de Malmedy, Carnaval de Binche, Carnaval des enfants) avec chacun une cinquantaine de photos, vous ne pourrez pas envoyer vos 3 dossiers. Vous pourrez envoyer toutes vos photos mais sans les “laisser” dans les dossiers. Vous suivez ? 

Ce sera plus simple en image :

D’un côté, WeTransfer, on a 2Go et on peut envoyer des dossiers; de l’autre, on a SwissTransfer, 50Go, mais uniquement des fichiers. Bonne chance pour retrouver quelle photo correspond à quel carnaval. A moins que vous ne soyez un pro du renommage de photo… (avouez !)

Allez, on vous donne une astuce : si vous avez un ou plusieurs dossiers à envoyer, compressez-les en fichier ZIP. SwissTransfer l’acceptera ! Mais comment zipper donc ? Un clic droit sur votre dossier > 7-zip > ajouter à “nom_du_fichier.7z”. 

Encore un + : la durée de validité est de 30 jours ! On kiffe ! (on a le temps d’oublier et de s’en souvenir…)

On aime
  • Facilité d’utilisation
  • 50Go, vous pouvez envoyer des photos et des vidéos 
  • Validité de 30 jours
  • L’image de fond est sympa
On aime moins
  • On ne sait pas envoyer de dossiers. Il faut zipper un dossier avant

Grâce à ces outils, vous pourrez optimiser votre travail en équipe ! Un meilleur partage de l’information et centralisé, un travail modifié et enregistré en temps réel, une meilleure communication et donc au final, un vrai gain de temps !  Entre ANT, nous avons un Google Drive dans lequel nous partageons nos supports d’atelier, les articles intéressants, notre charte graphique etc… Nous utilisons Trello avec le CGT et organisons des visioconférences sur Microsoft Team ou Skype. D’autres programmes que nous aurons peut-être l’occasion de vous expliquer prochainement.  A vous de jouer !

Elodie Valet
Elodie Valet

Project Management Officer (PMO) pour le Commissariat général au Tourisme

Publications: 88