Outils collaboratifs - Slack - Organismes touristiques

En ces temps de crise sanitaire, notre vie professionnelle à tous est bouleversée. Nous vous proposons une série d’articles que nous posterons au fur et à mesure et qui mettront quelques outils collaboratifs en lumière.

Aujourd’hui, nous vous présentons une plateforme de communication professionnelle : Slack.

Slack

To Slack en anglais, ça veut littéralement dire se relâcher (entre autres). Et pourtant, s’il y a bien un outil collaboratif professionnel à avoir, c’est Slack. Il s’agit d’une plateforme développée pour optimiser la communication au sein d’une entreprise. D’ailleurs, en vrai, Slack c’est l’acronyme de Searchable Log of All Conversation and Knowledge (1).

Au fil de l’évolution professionnelle de l’Homme, la divinité numérique a permis de remplacer les courriers physiques par les emails. Donnant par la même occasion naissance au blasphème que sont les emails internes. Bon, ce n’est pas le pire, on ne citera pas de nom, mais il existe même encore quelques hérétiques qui préfèrent abattre des arbres et attendre 2 jours avant qu’un courrier n’arrive en possession du destinataire. Mais pour en revenir à la communication interne, il existe heureusement des alternatives intelligentes aux emails internes.

Pourquoi une alternative intelligente ? C’est pas malin les emails internes ? Pour être gentil, on dira juste que ce n’est pas approprié. Si les grosses entreprises n’ont pas d’autre choix que de passer par des plateformes telles que Slack pour organiser leur communication, on n’est jamais trop petit pour mettre en place des bonnes pratiques (ou presque : si vous êtes tout seul, d’accord, ça ne vaut pas la peine). Par exemple, quand vous rentrez de 10 jours de vacances, quel est l’intérêt pour vous de savoir que 3 jours avant, le WC du 1er étage coulait et qu’il valait mieux utiliser celui du rez-de-chaussée ? Ou alors, vous avez droit à plus ou moins 25 mails échangés entre les 3 mêmes collègues pour discuter du projet XYZ, alors que tout ce que vous voulez, c’est voir la version finale du projet XYZ. Les plateformes de communication professionnelle permettent d’organiser et de hiérarchiser la communication interne. Il s’agit donc d’un outil pratique pour maintenir une communication efficace en temps de confinement, mais il s’agit surtout d’une bonne pratique à mettre en place tout au long de l’année.

Mais c’est quoi ?

En très très simplifié, il s’agit d’un service de messagerie (comme Messenger, WhatsApp…). Slack vous permet de créer des chaînes (ou #canaux), c’est-à-dire des conversations, afin d’organiser la communication interne. Vous trouverez des canaux dédiés aux messages de fonctionnement interne (par exemple, les messages du genre “le WC du 1er ne fonctionne plus, veuillez utiliser celui du rdc”), des canaux autour d’un projet (exemple : #campagne-promo2020 OU #RA2019), des canaux réservés à une équipe (exemple : #wdq OU #ANT).

De plus, on peut hiérarchiser les canaux (mettre ses favoris en premier). Mais aussi, créer des canaux privés (pas visibles par tous les membres de l’organisation). Et puis, ce n’est pas négligeable, on peut utiliser une messagerie directe. On n’est évidemment pas à l’abri que la messagerie directe ne soit pas uniquement orientée discussion professionnelle (“non, mais t’as vu les cheveux de Jean aujourd’hui ?”), mais c’est aussi très pratique quand vous devez demander à Irène de la compta une copie de l’extrait de compte de la dépense n°4512.

Du coup, à votre retour de vacances, vous n’êtes pas obligé de lire les canaux qui ne sont pas pertinents (ou vous pouvez les lire en diagonal, histoire de savoir si maintenant on peut utiliser le WC du 1er) et vous pouvez scanner rapidement les discussions qui vous intéressent (ça va beaucoup plus vite que de lire 25 emails, on vous le garantit !).

Bien plus qu’une messagerie

Si Slack a bien un avantage, c’est qu’il est bien plus qu’une messagerie. Grâce à toutes les intégrations d’applications et les bots, Slack devient un outil de travail essentiel. Parmi plus de 2000 applications intégrables à Slack, on trouve par exemple:

Les calendriers (Google, Outlook…)
Les outils de vidéoconférence (Zoom, Hangout…) même si Slack possède son propre système de conf call dans la version payante
Les services de stockage en ligne (comme Dropbox, Google Drive…)
Les systèmes de vote ou sondage (Doodle, Polly…)
Les outils de gestion de projets (Trello, Jira, Atlissian, Asana…)
La suite Google
La suite Office 365
et bien plus encore…

Au niveau des bots (vous savez, les robots qui répondent automatiquement), on retrouve ceux qui font partie des applications (par exemple, le bot de Doodle qui annonce que 3 personnes viennent de voter), mais aussi des bots internes à Slack qui permettent de répondre automatiquement à des questions internes récurrentes (par exemple “Quel est le mot de passe du WiFi ?”, même plus besoin d’essayer de passer un coup de fil à Xavier du service IT ou de retrouver le post-it rose sur lequel vous aviez écrit le mot de passe).

Et alors, cerise sur le gâteau, la raison d’être de Slack : tout est searchable (interrogeable), c’est-à-dire que Slack garde une trace de TOUT (ouuuuuuh les sceptiques ont peur) et donc on peut réaliser des recherches par mot-clé dans les canaux, les conversations privées, les fichiers transférés, etc. C’est très pratique si vous vous souvenez que Jeanine avait posté le Rapport d’activités 2018 mais que vous ne savez plus où (on tape “Activités 2018” dans la barre de recherche par exemple).

Faut-il ouvrir le portefeuille ?

Comme la plupart des plateformes, logiciels, apps, il existe une version gratuite de Slack qui comprend 10 000 messages (tout compte puisque tout est searchable), 10 applications à intégrer, les appels vidéos entre 2 personnes en plus de toutes les fonctionnalités de base de type messagerie professionnelle et bots Slack.

Pour les forfaits payants, ils dépendent du nombre de personnes mais comprennent un archivage illimité (pour que TOUT soit searchable), une intégration des applications illimitées, un système de vidéoconférence Slack et la possibilité de créer des comptes invités (c’est-à-dire des personnes externes à l’entreprise : un consultant sur un projet par exemple) et des canaux partagés (il s’agit de canaux qui sont partagés avec d’autres entreprises qui utilisent Slack, par exemple, si le CGT et WBT utilisaient tous deux Slack, on pourrait imaginer qu’ils aient un canal commun sans pour autant que leurs Slack ne fusionnent).

Retrouvez tous les forfaits en cliquant ici.

On vous conseille donc de commencer avec la version gratuite et de voir en fonction de vos besoins. Mais l’essayer, c’est l’adopter…

Surtout que si vous ne voulez jamais décrocher du boulot (ce n’est pas sain, ne faites pas ça !), il existe une version mobile.

Les alternatives

On ne peut évidemment pas décrire toutes les plateformes de communication, mais il existe des alternatives :

WhatsApp → pourquoi pas si vous avez un numéro professionnel, mais sinon il est quand même préférable de ne pas mélanger professionnel et privé (ce serait dommage d’envoyer “J’arrive Choupinou (coeur) (coeur) (coeur)” à votre boss par erreur !). Et puis, clairement, WhatsApp n’a pas de vocation professionnelle et ne répondra pas aussi bien à vos besoins.
Messenger → même réflexion que pour WhatsApp.
Microsoft Teams → moins complet que Slack mais gratuit (notamment les vidéoconférences à plusieurs !)
Discor d → pour les gamers à la base, mais de plus en plus utilisé par le commun des mortels (dont les professionnels)
Mattermost → l’alternative open-source à Slack, il a vraiment été conçu pour répondre aux mêmes besoins… et pourtant, il est moins populaire que Slack !
et certainement bien d’autres…